Blog¿Qué son las comunicaciones unificadas y por qué deberías implementarlas?

La comunicación es uno de los elementos más importantes en los negocios y empresas de todos los tamaños. Dar a conocer información sobre cotizaciones, precios, disponibilidad de productos, asignar tareas, resolver problemas (y evitarlos, en primera instancia) solo se puede hacer mediante la comunicación unificada.

Cuando no hay un orden en la comunicación empresarial, esta puede convertirse en un “teléfono descompuesto” donde no se sabe cuándo, cómo o dónde comunicarse con los colaboradores, responder mensajes, resolver dudas o solicitar información.

En este punto entran en juego las redes de comunicación unificada, las cuales cada vez se vuelven más populares, ya que permiten organizar la información y el contacto entre colaboradores. En esta nueva entrada para el blog de Red Fibra te contaremos qué son las comunicaciones unificadas, para qué se utilizan y cómo se pueden implementar en las empresas.

¿Qué son las comunicaciones unificadas?

No hay un solo concepto de comunicación unificada (UC), ya que es un término que abarca todos los procesos necesarios para integrar los canales de comunicación y aplicaciones para que los usuarios tengan acceso a toda la información de forma sencilla y cuando lo necesite. Por ejemplo, a través de su teléfono, tableta o laptop, desde la oficina, el almacén o su casa.

De este modo, las comunicaciones unificadas, como su nombre lo indica, unifican los procedimientos empresariales involucrados en la comunicación a nivel empresarial. Por esta razón no hay una sola tecnología o grupo de tecnologías definidas en estas redes, ya que dependen de los usuarios, tecnologías, aplicaciones y procesos necesarios para tener una comunicación eficiente y productiva.

En general se consideran comunicaciones unificadas a los elementos que nos permiten estar en contacto con otras personas: un conmutador, fax, dispositivos fijos y móviles, así como la tecnología para agendar sesiones de trabajo online, leer mensajes de voz, correos electrónicos, hacer videollamadas y compartir de forma simultánea la información con muchos usuarios.

Todo esto, en conjunto, se conoce como suite de comunicaciones y hace alusión a la integración entre la telefonía y datos de la empresa. Se trata de una necesidad para las empresas actuales que requieren del uso de herramientas digitales en su día a día para contar con una comunicación fluida en todos los estratos de la empresa.

Gracias a las comunicaciones unificadas se puede mantener la comunicación con colaboradores en tiempo real, de forma rápida, efectiva y eficaz para establecer mejores relaciones entre colaboradores, aunque no se encuentren en la misma ubicación.

Razones para implementar las comunicaciones unificadas

Sinergia y colaboración

Las comunicaciones unificadas, tal como su nombre indica, permiten lograr una comunicación sinérgica entre los colaboradores para facilitar el intercambio de información. Esto no solo es importante para mantener el contacto al interior de la empresa, sino para dotar a los usuarios de conectividad para atender pendientes, o realizar trabajos desde otros dispositivos que no necesariamente se encuentran conectados, como una computadora de escritorio.

Optimización de los costos

Con las redes de comunicación unificada, las empresas pueden olvidarse de la inversión en telefonía, las cuales conllevan un costo considerable. Sin embargo, al aprovechar la tecnología se puede optimizar la comunicación digital y reducir el uso de llamadas, viajes de trabajo, tiempos de respuesta y las impresiones en papel.

Compatibilidad y competitividad

Actualmente, encontramos diversos dispositivos con las comunicaciones unificadas para adaptarse a las condiciones de trabajo. Pantallas interactivas, micrófonos, diademas son algunos ejemplos de esos gadgets, que permiten optimizar el trabajo y mantener a los colaboradores en comunicación constante.

Además, las empresas suelen buscar socios con una visión similar, por lo que las grandes organizaciones que tienen comunicaciones unificadas también prefieren tener proveedores o socios con esquemas similares para mantener el contacto fácilmente.

¿Cómo implementar la comunicación unificada?

Las empresas que se interesan por implementar estrategias de comunicaciones unificadas deben contar con una infraestructura adecuada. En general, las empresas de medianas a grandes, con muchos trabajadores que se encuentren en diferentes áreas, sucursales, e incluso trabajando de forma virtual desde su casa, son aptas para estas comunicaciones.

Para implementar redes de comunicación unificadas es importante acercarse a una empresa con el soporte tecnológico que integre los canales de comunicación en una sola plataforma para hacer más efectiva la comunicación.

Para implementar este tipo de comunicación se debe unificar la telefonía para llamadas de voz con mensajes de texto, correo electrónico, videoconferencias, buzón de voz, contenido compartido, internet de alta velocidad y otras herramientas de comunicación en una plataforma o interfaz de usuario.

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